Tässä selosteessa kerrotaan, miten SAPA ry käsittelee jäsentensä, pelaajiensa, huoltajien, toimihenkilöiden ja sapa.fi-sivuston käyttäjien henkilötietoja. Seloste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 13 ja 14 artiklan mukainen informaatio.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä
- SAPA ry
- Y-tunnus: 1549529-6
- Osoite: c/o Tmi JM Pöyliö, Sepänkatu 17 C 45, 00150 Helsinki
Yhteydenotot tietosuoja-asioissa
- SAPA ry:n johtokunta
- Sähköposti: hallitus@sapa.fi
Seura ei ole nimennyt tietosuojavastaavaa, koska tietosuoja-asetus ei sitä edellytä. Kaikki tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt käsitellään yllä olevan osoitteen kautta.
2. Keiden tietoja käsittelemme ja mitä tietoja
Käsittelemme vain niitä tietoja, joita tarvitsemme seuratoiminnan järjestämiseen.
| Ryhmä | Käsiteltävät tiedot |
|---|---|
| Jäsenet, pelaajat ja liikuntakerhojen osallistujat | Nimi, syntymäaika, sukupuoli, joukkue tai ryhmä, jäsenyyden ja pelaajaoikeuden tiedot (esim. pelipassi), osallistumistiedot, kuvauslupa |
| Huoltajat | Nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite, suhde pelaajaan, laskutustiedot |
| Maksajat | Laskutus- ja maksutiedot, maksumuistutukset ja tarvittaessa perintään siirtyneet saatavat |
| Valmentajat, ohjaajat ja muut toimihenkilöt | Nimi, yhteystiedot, tehtävä, koulutustiedot, tieto rikostaustaotteen esittämisestä (ote itsessään ei tallennu) |
| Ilmoittautujat (liikuntakerhot, futiskoulut, leirit, tapahtumat) | Osallistujan ja huoltajan tiedot, ryhmä, lisätiedot, joita ilmoittautuja itse antaa |
| Yhteydenottajat | Nimi, sähköposti, puhelinnumero, viestin sisältö ja lomakkeella annetut tiedot |
| Sivuston kävijät | Tekniset tiedot, kuten selaintyyppi, sivulataukset ja evästeisiin tallentuvat tunnisteet (ks. kohta 7) |
| Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöt | Nimi, organisaatio, yhteystiedot |
Terveystiedot. Leireille ja tapahtumiin ilmoittauduttaessa huoltaja voi kertoa allergioista, ruokavaliosta tai muista lapsen turvallisuuden kannalta tarpeellisista seikoista. Käsittelemme näitä tietoja vain huoltajan suostumuksella ja vain kyseisen tapahtuman ajan.
3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Jokaisella käsittelyllä on tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste.
| Tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|
| Jäsenluettelon ylläpito | Lakisääteinen velvoite (yhdistyslaki 11 §) |
| Harrastus- ja joukkuetoiminnan järjestäminen, harjoitukset, ottelut, leirit ja kerhot | Sopimus (jäsenyys tai harrastukseen ilmoittautuminen) |
| Pelaajarekisteröinnit, pelipassit ja vakuutukset Palloliiton kautta | Sopimus ja oikeutettu etu |
| Laskutus, maksumuistutukset ja perintä | Sopimus ja oikeutettu etu |
| Kirjanpito | Lakisääteinen velvoite (kirjanpitolaki) |
| Viestintä jäsenille ja huoltajille, esim. jäsentiedotteet | Sopimus ja oikeutettu etu |
| Yhteydenottoihin vastaaminen | Oikeutettu etu |
| Avustushakemukset ja niiden raportointi | Oikeutettu etu |
| Toimihenkilöiden rikostaustan selvittäminen | Lakisääteinen velvoite tai oikeutettu etu lasten turvallisuuden varmistamiseksi |
| Kuvien ja videoiden julkaiseminen | Suostumus |
| Terveystiedot leireillä ja tapahtumissa | Nimenomainen suostumus |
| Sivuston kävijätilastot ilman evästeitä | Oikeutettu etu |
| Analytiikka- ja markkinointievästeet, mainonnan kohdentaminen ja upotetut sisällöt | Suostumus |
Oikeutettu etumme on seuratoiminnan sujuva järjestäminen, saatavien hoitaminen ja sivuston kehittäminen. Suostumuksen voi perua milloin tahansa (ks. kohta 11). Peruminen ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
Emme tee henkilötiedoilla automaattista päätöksentekoa, jolla olisi oikeusvaikutuksia.
4. Mistä tiedot saadaan
Saamme tiedot pääosin rekisteröidyltä itseltään tai alaikäisen huoltajalta. Tietoja kertyy esimerkiksi jäseneksi liittyessä, MyClubissa, sivuston lomakkeilla ja sähköpostitse.
Muita lähteitä ovat:
- Suomen Palloliitto (pelaajarekisteröinnit ja pelipassit)
- valmentajat ja joukkueiden toimihenkilöt (osallistumis- ja joukkuetiedot)
- sivuston tekniset järjestelmät ja evästeet (kävijätiedot)
5. Vastaanottajat, käsittelijät ja luovutukset
Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta niitä suoramarkkinointiin.
Palveluntarjoajat, jotka käsittelevät tietoja puolestamme
Käytämme alla lueteltuja palveluja. Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja vain meidän lukuumme ja sopimusten mukaisesti.
| Palvelu | Käyttötarkoitus |
|---|---|
| MyClub | Jäsen- ja pelaajarekisteri, ilmoittautumiset, laskutus, jäsentiedotteet ja kuvausluvat |
| Webhotellipalvelu | Sivuston ylläpito, lomakkeiden vastausten tallennus ja seuran sähköposti |
| Google Drive | Seuran ja joukkueiden asiakirjat sekä kirjanpidon tositteet |
| Kirjanpitäjä | Kirjanpito ja tilinpäätös |
| Perintäyhtiö | Maksamattomien saatavien perintä |
| Google Analytics ja Google Tag Manager | Sivuston kävijäanalytiikka (vain suostumuksella) |
| Meta (Facebook ja Instagram) | Mainonnan kohdentaminen ja mittaaminen (vain suostumuksella) |
Luovutukset
Luovutamme tietoja vain silloin, kun se on tarpeen toiminnan järjestämiseksi tai laki sitä edellyttää:
- Suomen Palloliitto: pelaajarekisteröinnit, pelipassit ja sarjatoiminta
- Vakuutusyhtiö: pelipassiin liittyvät vakuutukset ja vahinkojen käsittely
- Helsingin kaupunki: avustusten hakeminen ja raportointi
- Viranomaiset: lakiin perustuvat pyynnöt
Jos käyttöön otetaan uusia palveluja, päivitämme tämän selosteen.
6. Siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
Pääosa tiedoista käsitellään EU- ja ETA-alueella. Googlen ja Metan palveluja käytettäessä tietoja voidaan siirtää Yhdysvaltoihin.
Siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU–US Data Privacy Framework) tai Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin. Analytiikka- ja markkinointipalveluihin tietoja siirtyy vain, jos sivuston käyttäjä on antanut siihen suostumuksen.
7. Sivusto, lomakkeet ja evästeet
Sivuston yhteydenotto- ja ilmoittautumislomakkeilla lähetetyt tiedot tallentuvat sivuston tietokantaan webhotellipalvelun palvelimelle. Niihin pääsevät käsiksi vain ne seuran toimijat, jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään.
Sivusto käyttää evästeitä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat käyttäjän selaimeen. Muut kuin välttämättömät evästeet otetaan käyttöön vasta, kun käyttäjä on hyväksynyt ne evästebannerissa.
| Evästeryhmä | Mihin käytetään | Edellyttääkö suostumusta |
|---|---|---|
| Välttämättömät | Sivuston toiminta ja evästevalintojen tallentaminen | Ei |
| Tilastointi ilman evästeitä | Kävijämäärien laskeminen (Burst Statistics). Tiedot jäävät sivuston omalle palvelimelle eikä niistä voi tunnistaa yksittäistä kävijää. | Ei |
| Analytiikka | Sivuston käytön mittaaminen ja kehittäminen (Google Analytics) | Kyllä |
| Markkinointi | Mainonnan kohdentaminen ja tulosten mittaaminen Facebookissa ja Instagramissa (Meta Pixel) | Kyllä |
| Upotetut sisällöt | Esimerkiksi videot, kartat ja somejulkaisut, jotka ladataan kolmannen osapuolen palvelusta (esim. YouTube, Google Maps, Instagram) | Kyllä |
Markkinointievästeiden avulla Meta voi muodostaa mainonnan kohderyhmiä sivuston kävijöistä. Tästä ei aiheudu käyttäjälle oikeusvaikutuksia.
Voit muuttaa tai perua evästeasetuksesi milloin tahansa sivuston evästeasetuksista.
8. Kuvat ja videot
Julkaisemme harjoituksissa, otteluissa, kerhoissa ja tapahtumissa otettuja kuvia ja videoita sapa.fi-sivustolla sekä seuran sosiaalisen median kanavilla. Julkaisemme kuvia vain, jos pelaaja tai alaikäisen pelaajan huoltaja on antanut siihen luvan MyClubissa.
Luvan voi muuttaa tai perua milloin tahansa MyClubissa tai lähettämällä viestin osoitteeseen hallitus@sapa.fi. Poistamme pyynnöstä yksittäisen julkaistun kuvan omista kanavistamme. Huomaa, että sosiaalisessa mediassa jo jaettuja kuvia emme pysty poistamaan muiden käyttäjien jakamista.
9. Kuinka kauan säilytämme tietoja
Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan, ja poistamme ne sen jälkeen.
| Tiedot | Säilytysaika |
|---|---|
| Jäsen- ja pelaajatiedot | Jäsenyyden tai harrastuksen ajan ja 3 vuotta sen päättymisen jälkeen |
| Ilmoittautumiset, yhteydenotot ja lomakkeiden vastaukset | 3 vuotta |
| Kirjanpidon tositteet | 6 vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki) |
| Tilinpäätös ja tasekirja | 10 vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki) |
| Terveystiedot leireillä ja tapahtumissa | Poistetaan tapahtuman jälkeen |
| Kuvausluvat | Luvan voimassaolon ajan ja 3 vuotta sen jälkeen |
| Evästetiedot | Kunkin evästeen voimassaoloajan |
Jäsenistön tilastotietoja voimme säilyttää pidempään muodossa, josta yksittäistä henkilöä ei voi tunnistaa.
10. Tietoturva
Suojaamme henkilötiedot asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla keinoilla:
- Järjestelmiin pääsee vain henkilökohtaisilla tunnuksilla.
- Käyttöoikeudet annetaan vain niille, jotka tarvitsevat tietoja seuratehtävässään, ja ne poistetaan tehtävän päättyessä.
- Sivuston ja järjestelmien tietoliikenne on salattu.
- Paperisia asiakirjoja säilytetään lukitussa tilassa, ja ne hävitetään turvallisesti.
- Seuran toimijoita ohjeistetaan käsittelemään henkilötietoja huolellisesti ja luottamuksellisesti.
Jos tietoturvaloukkaus todennäköisesti vaarantaa henkilöiden oikeudet, ilmoitamme siitä tietosuojavaltuutetulle ja tarvittaessa asianosaisille lain edellyttämällä tavalla.
11. Oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- saada pääsy tietoihisi, eli tietää, mitä tietoja sinusta käsittelemme, ja saada niistä kopio
- oikaista virheelliset tai puutteelliset tiedot
- poistattaa tietosi, jos niiden säilyttämiselle ei ole enää perustetta
- rajoittaa käsittelyä tietyissä tilanteissa
- vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen
- perua suostumuksesi milloin tahansa
Voit tarkistaa ja päivittää monia tietojasi itse MyClubissa. Muut pyynnöt voit lähettää osoitteeseen hallitus@sapa.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Saatamme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi ennen kuin luovutamme tietoja. Lakisääteisesti säilytettäviä tietoja, kuten kirjanpitoaineistoa, emme voi poistaa ennen säilytysajan päättymistä.
Alaikäiset. Alaikäisen tietoja koskevia oikeuksia käyttää yleensä huoltaja. Otamme huomioon lapsen iän ja kehitystason, ja nuori voi pyytää omia tietojaan myös itse.
Valitusoikeus. Jos katsot, että käsittelemme henkilötietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).
12. Selosteen muutokset
Päivitämme tätä selostetta, kun toimintamme tai lainsäädäntö muuttuu. Voimassa oleva versio on aina saatavilla tällä sivulla.
Päivitetty 14.10.2026.